Cahier des charges d'un robot de nettoyage : méthode et modèle d'appel d'offres

Un bon cahier des charges pour un robot de nettoyage décrit votre besoin, pas un modèle : les surfaces et les sols à traiter, le type de nettoyage (lavage ou balayage), les contraintes du bâtiment (passages, horaires, présence du public), les fonctions attendues et le niveau de service (mise en service, formation, maintenance). Il fixe aussi des critères de choix clairs et prévoit un essai sur site. Voici la structure à suivre, les exigences techniques à formuler et un modèle de sommaire prêt à adapter, pour un appel d'offres public comme pour une consultation privée.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un robot de nettoyage ?

Un robot de nettoyage n'est pas un achat de matériel comme un autre : il doit s'adapter à vos locaux, à vos horaires et à votre organisation. Un cahier des charges bien construit permet de :

• comparer les offres sur une base commune ;
• éviter les mauvaises surprises : robot qui ne passe pas dans les couloirs, autonomie trop courte, service après-vente inexistant ;
• justifier le choix auprès de la direction, des élus ou des services financiers ;
• dans le public, respecter les règles de la commande publique : besoin défini à l'avance, critères connus des candidats, égalité de traitement.

Avant de rédiger, il est utile de voir un robot fonctionner : une démonstration aide à formuler des exigences réalistes. Notre grille des 8 critères de choix et notre guide des robots de nettoyage donnent les bases techniques.

1. Décrire le contexte et le périmètre

Commencez par présenter le site et le besoin, avec des données précises :

• les bâtiments concernés et leur usage (accueil du public, production, santé, enseignement…) ;
• les surfaces robotisables en m², zone par zone, avec un plan en annexe ;
• les revêtements : carrelage, PVC, béton lissé, résine, moquette, sol sportif ;
• la fréquence : nombre de passages par jour, jours de nettoyage par an ;
• les créneaux disponibles : nuit, avant l'ouverture, entre deux utilisations ;
• l'organisation actuelle : agents en régie, prestataire, matériel utilisé.

2. Formuler les exigences techniques

Exprimez des performances attendues plutôt que des caractéristiques d'un modèle précis. Dans un marché public, la mention d'une marque n'est admise qu'exceptionnellement, et accompagnée de la mention « ou équivalent ».

Fixez des valeurs réalistes : un rendement ou une autonomie trop élevés peuvent écarter toutes les offres. À titre de repère, selon les modèles, un robot laveur traite de 300 à 2 000 m²/h et un robot balayeur jusqu'à 6 000 m²/h.

3. Définir le niveau de service attendu

Le service conditionne la réussite du projet autant que le robot lui-même. Demandez aux candidats de détailler :

• la mise en service : livraison, installation de la station, cartographie, paramétrage des zones et des programmes ;
• la formation : nombre de personnes, durée, supports, session de rappel ;
• la maintenance : préventive et curative, contenu du contrat, délais d'intervention ;
• les pièces et consommables : disponibilité, délais, liste des pièces d'usure et fréquence de remplacement ;
• les mises à jour logicielles : incluses ou non, et pendant combien de temps ;
• la garantie : durée et étendue ;
• le support : interlocuteur dédié, assistance téléphonique ou à distance.

4. Préciser la formule et la durée

Indiquez si vous envisagez un achat, une location ou si vous laissez les candidats proposer les deux, ainsi que la durée d'utilisation prévue. Pour comparer les offres équitablement, demandez un coût total sur la durée : robot, station, accessoires, mise en service, formation, maintenance, consommables. Dans une collectivité, l'achat relève en général de l'investissement et la location du fonctionnement : le choix se fait avec les services financiers.

5. Prévoir une démonstration sur site

Un essai dans vos locaux est le meilleur moyen de départager les offres. Prévoyez-le dans la consultation :

• sur une zone représentative (couloirs étroits, revêtement le plus délicat, zone fréquentée) ;
• avec des points de contrôle : passage dans les zones étroites, qualité du lavage, gestion des obstacles, niveau sonore, simplicité d'utilisation ;
• en présence des agents qui utiliseront le robot.

6. Fixer les critères de choix

Les critères et leur pondération doivent être annoncés à l'avance. Une répartition souvent pertinente :

Le poids de chaque critère dépend de vos priorités. Pour un premier projet de robotisation, la valeur technique et le service méritent souvent un poids important.

Le modèle de sommaire à adapter

Ce sommaire s'adapte à un appel d'offres public comme à une consultation privée. Pour les règles de procédure (seuils, publicité, délais), référez-vous aux règles de commande publique applicables à votre structure.

Les erreurs à éviter

• Décrire un modèle précis au lieu d'un besoin : vous limitez la concurrence, et dans le public, vous fragilisez la procédure.
• Oublier les contraintes du bâtiment : largeur des passages, seuils, pentes, encombrement.
• Fixer des performances irréalistes, qui écartent toutes les offres ou les rendent incomparables.
• Négliger le service : un robot sans maintenance ni formation est vite sous-utilisé.
• Juger sur le prix seul au lieu du coût total sur la durée.
• Se passer de l'essai sur site.

Comment Wédis peut vous aider ?

En amont d'une consultation, nous pouvons organiser une démonstration dans vos locaux pour vous aider à définir un besoin réaliste. Lors de la consultation, nous répondons avec les fiches techniques des robots proposés (Pudu ET1, CC1, CC1 Pro, BG1, MT1 Vac, Wetrok Robomatic Marvin) et un devis détaillé : mise en service, formation, maintenance. Pour estimer le gain attendu, consultez notre méthode de calcul du retour sur investissement.

Pour les bâtiments publics, lisez aussi notre article sur les robots de nettoyage pour les collectivités, et pour les établissements de santé, celui sur les centres hospitaliers. Découvrez notre gamme de robots autolaveuses autonomes. Basé à Neuves-Maisons, près de Nancy, Wédis accompagne les professionnels du nettoyage et les collectivités depuis plus de 25 ans.

FAQ : cahier des charges pour un robot de nettoyage

Que doit contenir un cahier des charges pour un robot de nettoyage ?

Le contexte et le périmètre (bâtiments, surfaces, revêtements, fréquences, créneaux), les exigences techniques exprimées en performances (type de nettoyage, rendement, autonomie, passage minimal, sécurité, traçabilité), le niveau de service attendu (mise en service, formation, maintenance, délais), la formule et la durée, les modalités de démonstration et les critères de jugement.

Peut-on citer une marque de robot dans un cahier des charges public ?

En principe, non : les spécifications techniques d'un marché public doivent décrire un besoin ou des performances. La mention d'une marque n'est admise qu'exceptionnellement, lorsqu'elle est indispensable pour décrire le besoin, et accompagnée de la mention « ou équivalent ».

Quelles exigences techniques fixer pour un robot de nettoyage ?

Les plus importantes sont le type de nettoyage (lavage ou balayage), le rendement nécessaire pour traiter vos surfaces dans votre créneau, l'autonomie avec retour automatique à la station, la largeur de passage minimale, la détection des personnes et obstacles, les zones interdites, la traçabilité des missions et la compatibilité avec vos revêtements.

Faut-il prévoir une démonstration dans la consultation ?

Oui, c'est fortement recommandé. Un essai sur une zone représentative permet de vérifier le passage dans les zones étroites, la qualité du lavage, la gestion des obstacles et la simplicité d'utilisation. Prévoyez des points de contrôle et associez les agents qui utiliseront le robot.

Quels critères utiliser pour comparer les offres ?

La valeur technique (adéquation au besoin, résultats de la démonstration), le service (mise en service, formation, maintenance, délais d'intervention) et le coût total sur la durée d'utilisation. Les critères et leur pondération doivent être annoncés aux candidats dès le départ.

Faut-il demander un achat ou une location ?

Vous pouvez demander l'un, l'autre ou les deux. L'important est d'obtenir un coût total comparable sur la même durée : robot, station, accessoires, mise en service, formation, maintenance et consommables. Dans une collectivité, le choix dépend aussi des règles budgétaires.

Wédis peut-il aider à préparer un cahier des charges ?

Wédis peut organiser une démonstration en amont de votre consultation pour vous aider à définir un besoin réaliste, et vous transmettre les fiches techniques des robots. La rédaction et la conduite de la procédure restent de votre ressort, conformément à vos règles d'achat.

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